Il programma Piazza Affari è in grado di gestire differenti archivi, il campo ARCHIVIO UTILIZZATO contiene il nome dell'archivio in uso, che è evidenziato anche nella barra superiore del Menu Principale. Per utilizzare un'altro archivio basta selezionare quello desiderato dalla lista e premere il bottone SELEZIONA. Se si desidera utilizzarne uno nuovo premere il bottone NUOVO, inserire il nome prescelto (max 8 caratteri, senza accenti o caratteri non alfabetici, i numeri possono essere utilizzati), automaticamente diventerà l'archivio in uso. Ricordiamo che i DATI AGENZIA devono essere reinseriti. Nella lista è presente anche l'archivio ITALIA.MDB utilizzato dal Codice Fiscale e quindi non selezionabile o cancellabile, anche l'archivio PIAZZA.MDB è protetto dalla cancellazione in quanto archivio di default.

Soprattutto all'inizio è molto utile imparare ad usare Piazza Affari utilizzando gli archivi di PROVA perché i dati introdotti non andranno ad influire sull'archivio "vero" dell'Agenzia e si potranno fare tutte le prove necessarie senza avere il timore di inserire dati errati.